ARTIKLER | HVORNÅR OG HVORDAN ANVENDES EN ADVARSEL?
Denne artikel indeholder en overordnet gennemgang af, hvordan og i hvilke situationer man som arbejdsgiver bør give en advarsel til en medarbejder. Inden man afgiver en advarsel, er det vigtigt, at man som arbejdsgiver har overvejet, om en advarsel er den rette ansættelsesretlige sanktion i forhold til den adfærd, som medarbejderen har udvist. Alternativerne til en advarsel kan eksempelvis være en påtale, opsigelse eller bortvisning af medarbejderen.
HVORNÅR ER EN ADVARSEL RELEVANT?
En advarsel har til formål at gøre medarbejderen opmærksom på forhold ved medarbejderens adfærd eller indsats, som virksomheden ikke er tilfreds med, og hvor der skal ske en væsentlig ændring, hvis samarbejdet skal fortsætte. En advarsel kan anvendes i tilfælde, hvor arbejdsgiveren har en forventning om, at medarbejderen kan og vil rette op på den udviste adfærd, eller som grundlag for senere at kunne opsige eller bortvise medarbejderen.
En advarsel anvendes i tilfælde, hvor det er medarbejderens forhold, som er årsag til udfordringerne i ansættelsesforholdet f.eks. tilfælde, hvor medarbejderen ikke lever op til aftalte salgsmål, ikke overholder sine møde- eller arbejdstider, hvor arbejdet ikke udføres tilfredsstillende, hvor medarbejderen er årsag til samarbejdsvanskeligheder med kollegaer, eller hvor medarbejderen har et for højt sygefravær.
Som arbejdsgiver er det vigtigt, at man afgiver advarslen i umiddelbar tilknytning til, at medarbejderen har udvist den uacceptable adfærd, sådan at medarbejderen ikke har grund til at tro, at adfærden er accepteret af arbejdsgiveren.
Fordelen ved en advarsel er, at den indskærper vigtigheden af at ændre et bestemt forhold eller en bestemt adfærd overfor den pågældende medarbejder, som måske ikke er vidende om, hvor stor gene adfærden har for arbejdsgiveren eller for øvrige medarbejdere.
Ved opsigelse af en funktionær begrundet i funktionærens forhold, er det i almindelighed vigtigt, at arbejdsgiveren kan dokumentere, at funktionæren tidligere har modtaget en advarsel eller indskærpelse vedrørende det forhold, som begrunder opsigelsen. Såfremt der ikke forud for opsigelsen er afgivet en advarsel til funktionæren, sådan at funktionæren har haft mulighed for at rette op på sin adfærd, vil der være større risiko for, at opsigelsen vil blive anset for usaglig, og at funktionæren derved vil være berettiget til en godtgørelse for usaglig afskedigelse i henhold til funktionærlovens regler.
HVORDAN GIVES EN ADVARSEL?
En advarsel kan være mundtlig (påtale) eller skriftlig.
Under hensyn til den konfrontation med medarbejderen, som ligger i at give en advarsel, vælger nogen virksomheder at give en mundtlig advarsel, før der gives en skriftlig advarsel. Det kan virke mindre indgribende over for medarbejderen og mindske risikoen for konflikter. Der er ikke et krav om, at en advarsel i første omgang skal være mundtlig.
En advarsel bør gives under et møde med medarbejderen, hvor arbejdsgiveren redegør nærmere for, hvad medarbejderen gør forkert, herunder i forhold til den adfærd, som medarbejderen forventes at udvise. Som arbejdsgiver bør man være indstillet på en åben dialog med medarbejderen, såfremt medarbejderens adfærd til dels skyldes forhold på arbejdspladsen, som arbejdsgiveren kan være med til at forbedre og rette op på.
Der er ikke nogen formkrav til en advarsel, men samtalen med medarbejderen bør af bevismæssige årsager altid følges op skriftligt f.eks. ved at arbejdsgiveren anmoder medarbejderen om at underskrive en på forhånd udarbejdet og dateret advarsel, eller ved at arbejdsgiveren sender et dateret mødereferat til medarbejderen efter samtalen.
En advarsel skal være klar og tydelig, sådan at medarbejderen præcis ved, hvad det er for nogle forhold, som virksomheden ikke er tilfreds med, og som skal ændres. Den skriftlige advarsel eller mødereferatet bør derfor indeholde følgende:
- En begrundelse for advarslen. Begrundelsen bør indeholde en beskrivelse af de forhold eller den adfærd, som ønskes ændret, og eventuelt en beskrivelse af hvordan medarbejderen kan rette op herpå.
- En rimelig frist for medarbejderen til at rette for sig.
- Angivelse af konsekvensen, såfremt medarbejderen ikke efterlever advarslen.
- Et tidspunkt for en eventuel opfølgningssamtale.
OPFØLGNING PÅ EN ADVARSEL
Efter advarslen er afgivet, er det vigtigt, at arbejdsgiveren følger op på, om advarslen har haft den ønskede virkning. Har medarbejderen ikke ændret sin adfærd indenfor fristen i advarslen, bør konsekvenserne heraf overvejes, herunder om konsekvensen angivet i advarslen skal gøres gældende, eller om der eventuelt skal gives en yderligere advarsel.
Konsekvensen bør følge i umiddelbar tilknytning til, at medarbejderen ikke har rettet op på den respektive adfærd i henhold til advarslen, sådan at medarbejderen ikke berettiget kan forvente, at advarslen og konsekvensen af den manglende efterlevelse er faldet bort, og ikke længere ønskes gjort gældende.
Hvis medarbejderen ikke ændrer sin adfærd, og arbejdsgiveren ønsker at opsige medarbejderen, er det vigtigt, at der anvendes samme begrundelse for opsigelsen, som der er angivet i selve advarselsskrivelsen eller mødereferatet, da uoverensstemmelser mellem de to begrundelser kan medføre, at opsigelsen anses for usaglig.
HVOR LÆNGE HAR EN ADVARSEL VIRKNING?
En advarsel mister sin virkning efter en periode, som afhænger af, om advarslen er givet for grovere forhold eller for mindre grove forhold. Der findes ingen regler herom, men det må som udgangspunkt forventes, at en advarsel mister sin virkning efter 6 til 12 måneder.
SAMMENFATNING
Sammenfattende bør arbejdsgiver forholde sig til følgende: Det bør overvejes, om en advarsel er den rette ansættelsesretlige sanktion? Advarslen bør afgives under et møde med medarbejderen, som afsluttes med at medarbejderen underskriver en dateret advarselsskrivelse, eller ved at arbejdsgiveren fremsender et mødereferat til medarbejderen. Endeligt er det vigtigt, at arbejdsgiveren følger op på advarslen og handler i forhold til medarbejderen, såfremt konsekvenserne i advarselsskrivelsen ønskes gjort gældende.
HAR DU SPØRGSMÅL ELLER BRUG FOR RÅDGIVNING?
Du er altid velkommen til at kontakte mig, hvis du ønsker en uforpligtende drøftelse om et samarbejde mellem Clea Advokatfirma og din virksomhed, eller hvis du ønsker at drøfte en konkret sag eller situation med relation til ansættelsesret.
Advokat Allan Ø. Sørensen
Telefon + 45 61 78 06 82
Send en mail as@clea-advokater.dk
// April 2022